Ricercare informazioni: come funziona la mente umana?

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Ricercare informazioni: come funziona la mente umana?

Le organizzazioni sono composte da tanti individui diversi tra loro, ognuno dei quali pensa e comunica le informazioni che possiede in maniera diversa. La conoscenza che i membri di un’organizzazione posseggono sono una risorsa vitale per l’azienda stessa, per questo motivo è fondamentale che assumano la forma migliore per uno scambio all’interno dell’organizzazione. Trasmettere, ricevere ed elaborare correttamente le informazioni diventa fondamentale per il benessere dell’organizzazione. Per fare in modo che tutti questi processi avvengano nel modo migliore possibile si deve conoscere la mente umana: come funziona la ricerca delle informazioni nella mente delle persone?
A differenza di quanto molti possano credere, non sempre il recepimento delle informazioni avviene quando lo decidiamo consapevolmente; al contrario nella maggior parte dei casi le informazioni che otteniamo sono frutto di un’influenza esterna indiretta.
Vediamo più nel dettaglio tutte le strategie che la nostra mente attua per recepire le informazioni provenienti dall’ambiente circostante.

Searching
Questa strategia viene attuata quando la persona ricerca attivamente delle informazioni a cui è interessata: è lei in prima persona ad attivarsi per raggiungere lo scopo di ottenere le informazioni.

Monitoring
Informazioni di specifico interesse vengono assorbite dall’esterno, ma tali informazioni non sono frutto di una ricerca attiva come nel caso precedente.

Browsing
In questa modalità di ricerca non abbiamo un interesse specifico ma semplicemente ci predisponiamo positivamente nei confronti della possibilità di ottenere informazioni. Siamo dunque disposti e propensi ad acquisire informazioni dall’esterno.

Being aware
In questa ultima modalità di ricerca, sono le informazioni ad andare incontro alla persona e questa non fa altro che acquisirle passivamente.
Nel corso della nostra quotidianità utilizziamo queste strategie con frequenze diverse ma, come accennato in precedenza, si verificano con maggiore ricorrenza i casi in cui le persone rivestano i panni di ricercatori indiretti e passivi e delle informazioni che riescono ad ottenere, rispetto ai casi in cui le persone agiscano attraverso una ricerca diretta.
In particolare sembrerebbe che ben il 94% delle informazioni che possediamo derivi da una modalità di ricerca di informazioni passiva, la ricerca attiva e consapevole delle informazioni si può attribuire solo a una minima parte delle conoscenze che le persone posseggono.
Ma come si spiega questo risultato?

 

Il principio del minimo sforzo

Le persone agiscono sempre cercando di risparmiare tempo ed energia, pertanto è certamente molto più conveniente per noi la situazione in cui siano le informazioni a venirci incontro e non il contrario. Lo sforzo cognitivo richiesto in quest’ultimo caso è certamente molto limitato e quindi di maggior interesse per l’essere umano.
il principio del minimo sforzo è quello che spiega il fatto che le persone siano disposte ad accettare anche delle informazioni piuttosto scadenti ottenute passivamente, pur di non doversi attivare cognitivamente ed effettuare quello sforzo che potrebbe permettergli, mediante ricerca attiva e consapevole, di ricevere informazioni di migliore qualità.

 

Quali conseguenze comporta tutto questo per le organizzazioni?

Conoscere il modo in cui la nostra mente agisce per ottenere le informazioni presenti nell’ambiente permette alle organizzazioni di sapere come gestire l’informazione in determinati contesti vissuti da utenti specifici. Un tema che si lega quindi al modo in cui ricerchiamo le informazioni è quello del contesto in cui queste ultime sono ricercate. Infatti quando viene progettata una buona architettura delle informazioni, che tenga conto dei reali problemi delle persone, queste ultime sono in grado di cercarle e di trovarle con più facilità nel contesto in cui si trovano ad agire.
Dunque dove vengono ricercate le informazioni da parte delle persone all’interno delle organizzazioni?

 

I contesti di ricerca di informazioni nelle organizzazioni

Possiamo individuare due tipi di contesto: il contesto fisico e quello digitale.
Il contesto digitale è rappresentato da tutti i luoghi visivi come tv, tablet e web, oltre che dalla voce del sistema che gioca il ruolo di interazione con il pubblico.
Con contesto fisico si intende invece quello reale in cui le persone si trovano ad interagire quotidianamente. I contesti fisici possono essere differenziati tra loro e assumere nomi diversi in base a due parametri particolari: l’interazione, intesa come la possibilità che in uno specifico contesto organizzativo le persone possano parlarsi, e l’autonomia, intesa come il grado di indipendenza e di iniziativa che le persone possono assumere all’interno del contesto.
In base a questi parametri si possono distinguere quattro diversi contesti:

la prima soluzione è rappresentata dal cosiddetto alveare, ovvero quella situazione in cui le persone lavorano in completa autonomia in un contesto di isolamento. Qui lo scambio delle informazioni non è così fondamentale perché le persone svolgono lo stesso compito in maniera ripetitiva;
con un mix di maggiore autonomia e interazione troviamo poi la cella e la tana.

La cella è la soluzione adottata da profili di alto livello come avvocati e manager che hanno bisogno di stanze isolate in cui è fondamentale la concentrazione totale. In questo contesto la comunicazione con gli altri colleghi è praticamente inesistente. Tuttavia nelle organizzazioni moderne lo scambio di informazioni tra le persone per generare nuove idee è invece una possibilità molto desiderata e ricercata;

La tana è una situazione di forte interattività in cui le persone possono scambiare le informazione che posseggono con molta facilità e costruirne di nuove attraverso gli scambi comunicativi.

Il club è infine la soluzione che consente un alto livello di autonomia ma allo stesso tempo anche un alto livello di interazione e dunque di scambio di informazioni.

Un’evoluzione del club è rappresentata dal villaggio, un luogo in cui venga raggiunto un equilibrio tra autoregolazione e gerarchia.

In base al contesto di riferimento la strategia di costruzione delle informazioni per la loro condivisione e ricezione, sarà differente.

Le organizzazioni sono composte da individui e da informazioni presenti nelle menti delle persone sotto forma di conoscenza. Dare forma alle informazioni in modo che tutte le persone di un’organizzazione possano beneficiarne è una buona soluzione ma per farlo bisogna porre al centro del proprio interesse la conoscenza della persona e del funzionamento della mente umana.