Conoscere le persone con 5 tecniche

5 tecniche

Conoscere le persone con 5 tecniche

Quando all’interno di un’organizzazione un’informazione è creata per essere trasmessa e acquisita da altre persone, questa deve essere realizzata nella maniera ottimale per il raggiungimento di questo scopo. L’architettura dell’informazione deve essere quindi  realizzata tenendo conto dell’utente: questo deve essere posto al centro di ogni strategia che verrà adottata.

Pertanto nel design delle informazioni il coinvolgimento dell’utente, che sarà l’utilizzatore ultimo delle informazioni presenti nell’organizzazione,  è fondamentale. Solo così possiamo infatti conoscere le persone. Il design partecipativo è un approccio che mira proprio al coinvolgimento di tutti i diretti interessati nel processo di costruzione dell’architettura delle informazioni.

Per capire come le persone pensano e come si muovo all’interno del loro ambiente possiamo utilizzare 5 tecniche da utilizzare una dopo l’altra, in una strategia evolutiva.

Shadowing

È una tecnica di osservazione che consiste nell’affiancamento alle persone mentre stanno svolgendo le loro attività quotidiane. Attraverso questa tecnica di osservazione si possono far emergere i reali problemi che le persone riscontrano nello svolgimento dei propri compiti di vita quotidiana all’interno di un’organizzazione.  Attraverso l’affiancamento e l’osservazione è possibile conoscere più nel dettaglio le attività che le persone realmente svolgono, andando oltre a ciò che potrebbero limitarsi a raccontare.

Interviste

Questa tecnica molto utilizzata serve per ottenere informazioni o opinioni delle persone su un tema particolare. L’intervista è uno strumento molto utile ma bisogna porre molta attenzione ad alcuni aspetti particolari come la costruzione delle domande in modo corretto così da non influenzare le risposte date dall’interlocutore. Inoltre bisogna sempre tener conto che l’intervistato sarò sempre influenzato dalla persona che ha di fronte, pertanto quest’ultima dovrebbe possedere alcune qualità come la disponibilità e la gentilezza.

Free listing

Questa tecnica consiste nel chiedere alle persone di produrre una lista completa di voci che riguardano un particolare dominio di conoscenza all’interno dei confini aziendali. Questo permetterò di sapere quali siano i limiti conoscitivi all’interno del settore di riferimento e conoscere il lessico utilizzato dai membri di un’organizzazione.

Valutazione importanza

La valutazione dell’importanza  viene stabilita sulle voci che sono state elencate dai membri dell’organizzazione attraverso la tecnica precedente.

Card sorting

È una tecnica che permette di organizzare le informazioni in categorie. Con questa tecnica si va a rivedere il lessico utilizzato per dare nome alle diverse categorie di informazioni in modo da rendere tali etichette subito comprensibili alle persone che devono utilizzarle.

Grazie a questa tecnica è possibile conoscere il modo in cui le persone pensano ed organizzano le informazioni nella propria mente. Durante lo svolgimento dell’attività di card sorting, nella modalità card sorting aperta, alle persone viene richiesto di raggruppare le parole con una logica per loro sensata, e ad ogni gruppo deve essere attribuito un nome preciso.  Nel card sorting chiuso invece i gruppi sono già costituiti e le parole vanno attribuite a questi gruppi. Questa tecnica serve dunque per etichettare le informazioni organizzate in gruppi. Dunque per applicarla è necessario avvalersi di alcune carte già compilate oppure di carte bianche che dovranno poi essere compilate dai partecipanti al card sorting.

Coinvolgere le persone permette di organizzare nel mondo migliore le informazioni. Una buona organizzazione delle informazioni permette allo stesso tempo di trovarle con più facilità.

Le informazioni possono essere organizzate in modi diversi:

L’organizzazione tassonomica consiste nella suddivisione delle informazioni in cartelle e sottocartelle. In particolare le informazioni sono disposte all’interno di un albero gerarchico in cui sono suddivise in classi diverse e da queste è possibile risalire poi a sottocartelle sino ad arrivare alla singola unità informativa.

Con la classificazione a faccette vado ad attribuire un tag o un attributo sulla base di diverse dimensioni,  in base al quale sarà possibile  distinguere le mie informazioni. Qui le informazioni vengono organizzate e categorizzate in base alle loro proprietà o attributi oggettivi che prendono proprio il nome di faccette. A differenza del caso precedente dunque l’informazione non è organizzata sotto un’unica categoria, ma appunto in più categorie differenti in base alle proprietà degli elementi.

La folksonomy infine consiste nel lasciare completa libertà alle persone nell’organizzazione delle informazioni. In questo caso sono dunque i diretti interessati a categorizzare le informazioni attraverso l’utilizzo di tag composti da parole scelte direttamente da loro.

L’architettura delle informazioni è un termine che viene impiegato in diversi settori ed indica la struttura organizzativa che viene apportata alle informazioni e la sua importanza è fondamentale anche all’interno delle organizzazioni poiché permette di collegare le persone ai contenuti.

Quanto più l’ organizzazione dei contenuti avviene in maniera adeguata alle esigenze contestuali, tanto più si permette alle persone di trovare l’informazione con facilità in un’ottica di interaction design. Con questo approccio si mira ad organizzare le informazioni in modo tale che l’interazione tra utente e contenuto sia semplificata il più possibile.  Le persone che fanno parte dell’organizzazione in questo modo sono messe nella condizione di cercare ed utilizzare le informazioni di proprio interesse con molta facilità.

Ancora una volta per organizzare le informazioni è necessario conoscere le persone che dovranno utilizzare tali informazioni. L’architettura delle informazioni dovrebbe infatti in questo senso tener conto di due principi fondamentali:

  • La findability (trovabilità) è la capacità di un’informazione di essere facilmente trovata a fruita dagli interessati. Bisogna sempre tener conto del fatto che le persone sono diverse tra loro e pertanto per raggiungere la medesima informazione potrebbero decidere di intraprendere percorsi diversi. Per questo motivo bisogna sempre prevedere più punti d’accesso per la medesima informazione.
  • L’usabilità che nel nostro caso indica la facilità con cui le persone riescono a fare quello che fanno come ricercare ed utilizzare le informazioni.

All’interno di un’organizzazione la categorizzazione delle informazioni è importante perché permette ai veri interessati al loro utilizzo, di trovarle e sfruttarle a proprio vantaggio. Pertanto è fondamentale utilizzare le tecniche sopra elencate per conoscere le caratteristiche degli utilizzatori finali di queste informazioni, per poi adottare una determinata tecnica di organizzazione delle informazioni che permetta un loro facile raggiungimento e utilizzo.