Informazione: risorsa o pericolo per l’azienda?

Informazione: risorsa o pericolo per l’azienda?

Le organizzazioni sono un insieme di individui che lavorano insieme e collaborano per il raggiungimento di un obiettivo comune. Per il raggiungimento del risultato, un’organizzazione deve prima di tutto disporre di una struttura all’interno della quale le persone possano coordinare le proprie azioni per il raggiungimento degli obiettivi. Tutte le persone che collaborano per un interesse comune, svolgono delle attività che necessitano di essere gestite proprio in funzione dell’obiettivo da raggiungere.

Tra tutti i flussi aziendali che necessitano di gestione troviamo soprattutto il flusso informativo. Il flusso informativo è dato da tutte le informazioni che vengono scambiate all’interno di un’organizzazione, tra tutte le persone che ne fanno parte, durante il regolare svolgimento dell’attività lavorativa.

Le informazioni acquisiscono una valenza diversa in base a chi deve fruirne e principalmente ci riferiamo a due categorie di persone: il manager, a cui i dati occorrono per poter prendere le migliori decisioni strategiche e il team operativo, che deve comunque utilizzare i dati nella propria quotidianità lavorativa. Ma a prescindere dall’utente cui sono destinate le informazioni e dal settore in cui opera l’azienda, il ruolo delle informazioni è oggi divenuto imprescindibile.

La gestione dell’informazione è indispensabile all’interno di un’organizzazione perché il dato acquisisce oggi una rilevanza davvero fondamentale per il successo di un’azienda. L’informazione, ovvero il dato che ha subito delle elaborazioni, entra a far parte di un più complesso PIA, ovvero patrimonio informativo aziendale. Grazie al web oggi infatti le aziende hanno a disposizione una mole di dati che fino a poco tempo fa sarebbe stato davvero impensabile. Gestire la complessità dei dati non è facile come si potrebbe pensare: occorre necessariamente fare affidamento su soluzioni tecnologiche che consentano l’archiviazione, organizzazione, gestione e protezione del dato all’interno dei confini aziendali. Per quanto sia complesso tuttavia, una buona gestione dei flussi informativi aziendali permette di ottenere un vantaggio competitivo sulle altre aziende e soprattutto di migliorare la propria organizzazione interna.

Quando l’organizzazione non riesce a gestire nel migliore dei modi i propri flussi interni infatti, l’organizzazione interna potrebbe risultare compromessa, coinvolgendo i dipendenti in alcuni problemi organizzativi aziendali che li toccano direttamente. In particolare possono verificarsi 4 tipologie di problemi piuttosto ricorrenti:

Dislivelli tra i carichi di lavoro: una cattiva organizzazione all’interno di un’azienda può portare in primo luogo a una suddivisione scorretta dei carichi di lavoro tra i diversi dipendenti. Potremo avere quindi persone che devono occuparsi di svolgere una mole molto elevata di compiti e altri dipendenti che, invece, non sanno cosa fare del proprio tempo trascorso in azienda . Ovviamente una situazione ideale vedrebbe il raggiungimento di un equilibrio che consentirebbe di limitare il più possibile qualsiasi tipo di potenziali tensioni interne che potrebbero verificarsi tra i membri del team operativo.

Sovrapposizione dei ruoli: quando l’organizzazione interna è compromessa può accadere che le persone non abbiano ben chiare le proprie mansioni e il proprio ruolo ricoperto all’interno dell’azienda. Questo può provocare ancora una volta delle tensioni legate al doversi contendere i compiti e le responsabilità connesse alla posizione ricoperta nell’organizzazione. Inoltre una sovrapposizione dei ruoli potrà causare difficoltà nello svolgimento del lavoro che comprometterà la qualità finale dell’intero operato e un ritardo nelle consegne.

Demotivazione: se il manager non è il primo ad avere ben presenti i ruoli e le mansioni collegati ad un dipendente, non potrà essere una buona guida per i suoi dipendenti. Non sa chi ha fatto cosa e di conseguenza non può migliorare le future azioni aziendali andando a modificare ciò che non andava fino a quel momento.

Incapacità di prendere decisioni nel futuro: direttamente collegato al punto precedente, troviamo un management indeciso sulle azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi aziendali poiché non sapendo quali incarichi siano affidati a ciascun dipendete, non potrà neanche riorganizzare il lavoro in funzione delle persone che dovranno a tutti gli effetti agire.

Vista l’importanza che l’informazione riveste all’interno di un’azienda, un processo di mappatura delle informazioni diventa indispensabile. In particolare i processi organizzativi e informativi che andranno mappati sono di due tipi, quelli strutturati e quelli destrutturati/ informali. A seconda del tipo di processo che prendiamo in considerazione abbiamo due diverse tipologie di processo di mappatura differenti.

• Matrici RACI (per processi formali): si tratta di un modello di assegnazione delle diverse responsabilità ai diversi dipendenti. La sigla RACI sta infatti per : R= responsible A= accountable C= consulted I= informed. Ogni lettera rappresenta l’iniziale in lingua inglese del ruolo aziendale corrispondente: il responsabile è colui che assegna i compiti e svolge l’attività; l’accountable ha la responsabilità sul risultato finale; il consulted è la persona che viene consultata dal responsabile per lo svolgimento della propria attività ; l’informed è infine colui che deve essere informato quando viene svolto il lavoro.
Attraverso questo processo è possibile modellare i processi aziendali e incrociare tali processi con la sequenza che le attività da svolgere devono rispettare.

Organization Network Analysis (per processi informali): attraverso questa metodologia è possibile quantificare i flussi informativi e visionare gli scambi di informazione che avvengono tra le persone all’interno dell’organizzazione, in maniera informale. Questo permette anche di comprendere quali siano le reali relazioni tra le persone all’interno dell’organizzazione. Il risultato grafico è rappresentato da una rete di nodi che sono collegati tra loro attraverso dei collegamenti relazionali reciproci. L’organizzazione in questo contesto viene dunque mappata sulla base delle relazioni informali che le caratterizzano. Il vantaggio aziendale nella conoscenza degli scambi informativi destrutturati che fanno capolino all’interno delle mura aziendali, è quello di poter sfruttare il potente mezzo delle relazioni interpersonali che si sviluppano in modo naturale tra i dipendenti per veicolare informazioni importanti ai fini aziendali.

Grazie a questi processi di mappatura dei flussi organizzativi e informativi è possibile sviluppare un’idea di come si svolgano i processi e gli scambi informativi all’interno dell’azienda e così facendo sarà possibile per il management capire quali siano i punti critici che hanno bisogno di andare incontro a processi di ottimizzazione e in generale di miglioramento per una buona organizzazione aziendale.